固定残業代の落とし穴——中小企業が知らずに犯している5つの間違い

間違い1：基本給と固定残業代が明確に区分されていない

最も多い間違いです。雇用契約書や求人票に「月給25万円（固定残業代含む）」としか書かれていないケースが典型的です。

この記載では、基本給がいくらで、固定残業代がいくらなのかが判別できません。裁判所は、基本給と固定残業代が明確に区分されていることを有効性の大前提としています。この要件を満たさなければ、他の要件を検討するまでもなく無効です。

正しい記載例：

「基本給 200,000円、固定時間外手当 50,000円（月30時間分の時間外労働に対する割増賃金として支給。実際の時間外労働が30時間を超えた場合は、超過分を別途支給する。）」

間違い2：固定残業代を入れたことで労働時間の管理をしていない

固定残業代を導入している企業、特に管理職や一定水準以上の給与を受けている従業員に対して、「固定残業代を払っているのだから、労働時間を管理しなくてもよい」と誤解しているケースが非常に多く見られます。

実際に、管理監督者と同様の取扱いをして労働時間の算定自体をしていない会社が、労働基準監督署から指導を受けるケースが後を絶ちません。

固定残業代と労働時間管理は全く別の問題です。固定残業代を導入していても、会社には従業員の労働時間を把握する義務があります（労働安全衛生法第66条の8の3）。労働時間を管理していなければ、そもそも固定残業代を超える残業が発生しているかどうかも判断できず、間違い3の差額不払いの問題にも直結します。

なお、固定残業代が何時間分の残業に相当するかを明示することも重要ですが、最高裁は、固定残業代の金額から残業時間数を直ちに算定できなくても、それだけで無効にはならない旨を示しています。ただし、透明性の観点からは時間数を明記しておくことが望ましいです。

間違い3：固定残業代を超える残業代を支払っていない

「固定残業代を払っているから、それ以上は払わなくていい」——これは完全な誤解です。

固定残業代は残業代の「上限」ではありません。実際の残業時間に基づいて計算した残業代が固定残業代の金額を超えた場合、その差額を追加で支払う義務があります。

この差額を支払っていないという事実は、固定残業代制度の趣旨に反するものとして、制度全体の有効性にも疑問を投げかける要素になりえます。つまり、差額不払いは単なる未払い残業代の問題にとどまらず、固定残業代そのものが無効と判断されるリスクを高めてしまうのです。

間違い4：従業員への周知・説明が不十分

規程上は適切に固定残業代が定められていても、実際の運用で従業員にきちんと周知・説明されていないケースが少なくありません。具体的には、次のようなパターンがよく見られます。

• 就業規則には規定があるが、労働条件通知書に固定残業代の記載がない
• 労働条件通知書には記載があるが、給与明細上で固定残業代が独立した項目として表示されていない（特に手当型の場合に、手当名だけで残業代であることがわからない）
• 導入時に社労士等の専門家に規程を作成してもらったが、会社自身が制度の趣旨を十分に理解しないまま運用を続けている
• その結果、後から固定残業代に充てる手当の名称が勝手に変わっていたり、手当が増えていたりして、規程と実態が乖離している

これらに共通するのは、「最初に専門家に作ってもらって、そのまま理解しないで使い続けている」という問題です。制度は作って終わりではなく、正しく理解し、正しく運用し続けることが不可欠です。

間違い5：導入後に専門家のチェックを受けていない

固定残業代の制度は、専門性が高い割に、一度導入すると「作りっぱなし」になりやすい制度です。導入時に社労士に依頼して規程を作成し、その後何年も見直しをしていないという会社は非常に多い。

その間に、法改正があったり、給与体系が変わったり、手当の名称や金額が変更されたりして、当初の設計と実態がずれていきます。そして多くの場合、退職した従業員からの請求書が届いてはじめて問題が発覚します。

数百万円の請求を受けてから慌てて対応するよりも、あらかじめ専門家に確認して手当てする方が、はるかにコストを抑えられます。定期的な見直し——たとえば年に一度、就業規則と雇用契約書の固定残業代に関する規定を弁護士に確認してもらうだけでも、大きなリスクの軽減につながります。

正しく制度を運用することは、会社を守るだけでなく、従業員にとっても適正な賃金が支払われる環境を保つことにつながります。労使双方にとって望ましい状態を維持するために、専門家の定期的なチェックをおすすめします。